Foto degli eventi aziendali: il GDPR spiegato

Una foto di un dipendente è un dato personale

Non appena una persona è identificabile in un'immagine, quell'immagine è un dato personale ai sensi del GDPR. Le foto e i video del vostro seminario o della vostra festa annuale rientrano quindi nell'ambito del regolamento: serve una base giuridica per raccoglierle, un'informazione chiara alle persone coinvolte, un periodo di conservazione definito e diritti effettivi di accesso e cancellazione.

A questo si aggiunge il diritto all'immagine, distinto dal GDPR: diffondere la foto di un dipendente (su LinkedIn, l'intranet, una brochure) richiede la sua autorizzazione, che l'azienda formalizza in genere con un accordo scritto o una clausola dedicata.

Le trappole delle pratiche più comuni

Il gruppo WhatsApp « Festa annuale » spunta quasi tutte le caselle sbagliate: le foto finiscono sui telefoni personali di decine di colleghi, senza controllo, senza un periodo di conservazione, senza una vera possibilità di ritiro. La cartella condivisa aperta a tutti non è molto meglio: è impossibile sapere chi ha caricato cosa.

La raccolta volontaria ribalta la logica: ogni partecipante sceglie da sé cosa inviare all'album. Nessuno viene fotografato a sua insaputa da un dispositivo dell'azienda, il che semplifica notevolmente l'analisi: il dipendente diventa protagonista della raccolta, non solo suo oggetto.

La checklist di un album evento conforme

Un dispositivo pulito riunisce: un'informazione chiara al momento dell'invio (chi organizza, per quale scopo, per quanto tempo); un album privato, accessibile solo ai partecipanti tramite link o QR code; hosting nell'Unione Europea; moderazione da parte dell'organizzatore prima di ogni diffusione; ritiro definitivo di qualsiasi contenuto su richiesta di un collaboratore; e cancellazione completa a una data concordata.

Per la diffusione esterna (social media, pagina carriere), mantenete la vostra procedura abituale di autorizzazione individuale: l'album centralizzato vi facilita proprio questo compito, perché sapete chi ha scattato ogni foto e potete tracciare le autorizzazioni.

Il bonus: il vostro DPO diventa un alleato

Presentato così, l'album dell'evento smette di essere un rischio da gestire e diventa un progresso di conformità rispetto alle pratiche selvagge: raccolta volontaria, perimetro chiuso, hosting europeo, cancellazione programmata e registro documentato. È esattamente l'argomentazione da presentare al vostro DPO, scheda di trattamento alla mano, prima del vostro prossimo seminario.