Fotos de eventos de empresa: el RGPD explicado

Una foto de un empleado es un dato personal

En cuanto una persona es identificable en una imagen, esa imagen es un dato personal según el RGPD. Las fotos y vídeos de tu jornada de team building o de tu fiesta anual entran, por tanto, dentro del ámbito del reglamento: hace falta una base legal para recopilarlas, informar con claridad a las personas, definir un plazo de conservación y garantizar derechos reales de acceso y supresión.

A esto se suma el derecho a la propia imagen, distinto del RGPD: difundir la foto de un empleado (en LinkedIn, la intranet, un folleto) exige su autorización, que la empresa suele formalizar mediante un acuerdo escrito o una cláusula específica.

Las trampas de las prácticas habituales

El grupo de WhatsApp « Fiesta anual » marca prácticamente todas las casillas equivocadas: las fotos acaban en los teléfonos personales de decenas de compañeros, sin control, sin plazo de conservación, sin posibilidad real de retirarlas. La carpeta compartida abierta a todo el mundo tampoco es mucho mejor: es imposible saber quién ha subido qué.

La recogida voluntaria le da la vuelta a la lógica: cada participante elige por sí mismo qué envía al álbum. Nadie es fotografiado sin saberlo por un dispositivo de la empresa, lo que simplifica enormemente el análisis: el empleado pasa a ser protagonista de la recogida, no solo su objeto.

La checklist de un álbum de evento conforme al RGPD

Un dispositivo bien planteado reúne: una información clara en el momento del envío (quién organiza, con qué fin, durante cuánto tiempo); un álbum privado, accesible únicamente para los participantes mediante el enlace o el código QR; alojamiento en la Unión Europea; moderación por parte del organizador antes de cualquier difusión; retirada definitiva de cualquier contenido a petición de un empleado; y una supresión completa en una fecha acordada.

Para la difusión externa (redes sociales, página de empleo), mantén tu procedimiento habitual de autorización individual: el álbum centralizado te facilita precisamente esta tarea, porque sabes quién ha tomado cada foto y puedes rastrear las autorizaciones.

El plus: tu DPO se convierte en un aliado

Planteado así, el álbum del evento deja de ser un riesgo que gestionar para convertirse en una mejora de cumplimiento frente a las prácticas informales: recogida voluntaria, círculo cerrado, alojamiento europeo, supresión programada y registro documentado. Es exactamente el argumento que puedes llevarle a tu DPO, ficha de tratamiento en mano, antes de tu próxima jornada de empresa.